Des dizaines de dossiers sont sur la table et une semaine pour tous les traiter…. D’après mon expérience, c’est juste impossible même si je souhaite faire de mon mieux.
A partir de ce moment là, un vacarme mental se mets en route dans ma tête.
Afin de trouver désespérément la solution miracle ou tout du moins la plus adéquate.
“Je voudrais d’abord faire le dossier 1 mais je suis en retard sur le dossier 3”. Si je commence par rédiger ce rapport pour le dossier 4 , je n’aurai pas le temps préparer le dossier 5 pour la réunion de demain…
” Que va t’il se passer si je ne termine pas le dossier 2 pour la réunion de ce matin?”
” Qu’est-ce que je dois faire en premier, en second”, en 3ème ?”
Voilà les questions qui peuvent très vite nous faire tourner en rond lorsqu’on a accumulé trop de retard.
On craint de se tromper sur la façon d’investir le peu de temps dont on dispose.
Problème:
Ce genre de cas extrême vous plonge dans l’anxiété à son paroxysme. Vous devenez inaptes à la capacité de réflexion sur le moment présent. Pourtant on n’a pas le droit de se tromper.
Le mieux lorsque vous vous sentez dépassé et que tout semble être une priorité. C’est de ce focaliser uniquement la clarté et non sur la liste de tâche à accomplir.
Il existe plusieurs façons d’y parvenir, notamment grâce à des techniques de relaxation et de respiration.
Nous n’en parlons pas plus ici car You Tube regorge de nombreux contenus de qualités sur ce sujet.
Ici nous parlons de l’action qui mène à la clarté.
Elle (l’action) doit être identifiable rapidement et une façon simple d’y parvenir est de disposer d’un système prédéfini. Permettant notamment de décider par où commencer tout en tenant compte des émotions parasites qui créent ce flou ambiant .
Ce système, le voici en 3 étapes :
1) Pivoter votre réflexion du futur vers le passé.
- Arrêtez de vous demander “ qu’est-ce que je dois faire maintenant dans l’heure qui vient ?”
- Demander-vous “qu’est-ce que je n’ai pas fait avant, durant les 3 jours précédents ? Durant la semaine précédente ?”
2) Examinez les tâches non créatives que vous n’aimez pas faire naturellement.
- “Parmi les tâches que je m’étais engagées à faire avant et que je n’ai pas faites, lesquelles sont des activités que je trouve rébarbatives ou ennuyeuses?“
3) Prenez en une que vous êtes sûr de pouvoir terminer en moins de 10 minutes.
- Grâce à une estimation rapide, identifier celles qui peuvent être terminées rapidement.
- Puis lancez-vous jusqu’à ce quelle soit terminé.
Exemple concret :
Il ne me reste que 2 heures pour travailler sur mon projet. Je me sens coupable car j’aurais pu faire de la prospection la veille si je n’avais pas perdu mon temps inutilement. J’aurai aussi pu préparer ma réunion ce matin si je m’étais levé plus tôt ce matin…
Je ne sais pas quoi aborder en premier. Tout semble confus dans ma tête.
Il ne me reste pas assez de temps pour terminer tout ce que je voudrais faire.
Étape 1 : je me tourne vers le passé.
Étape 2 : je regarde les tâches que je n’aime pas faire naturellement
Les taches administrative , la saisie de données. Déclarer mes revenus mensuels à Ursaaf. Ah ! Je me souviens soudain que je devais le faire il y a 1 semaine !
Étape 3 : Je vais sur le site Web de l’Urssaf, je me connecte et je déclare mes revenus moins de 10 minutes.
Et voilà, en seulement quelques minutes la pression sur mes épaules est automatiquement réduite. Je ne me sens moins confus. Je peux aisément réfléchir sur quelles tâches supprimer par la suite et comment organiser le temps précieux qui me reste.
