Par où commencer quand on s’attaque à un problème complexe

Comment s’attaquer aux problèmes complexes ?

Généralement les conseils auquel nous avons le droit ressemble un peu près à ça :

“Commencez par ce qui est facile“ ;  “Faites d’abord le travail difficile“ ; “Foncer sur votre objectif“ ; “Le plus important c’est de passer à l’action“ ; …

Il existe donc de nombreux conseils qui nous disent comment aborder notre processus d’exécution, mais aucun d’entre eux ne parle du contexte et d’une planification détailler en fonction de la situation et du problème en question. Et nous finissons plus confus que jamais.

Si nous nous concentrons toujours sur la partie la plus simple, nous ne ferons aucun progrès substantiel. Notre voix interne nous rappellera toujours que nous fuyons le vrai travail qui peut nous aider à faire avancer les choses.

Par contre si on commence toujours par le plus difficile, on finira par repousser le passage à l’action car avant même de commencer nous allons sentir la difficulté de la tâche en question et finir par remettre à plus tard indéfiniment.

Il existe un cadre efficace que vous pouvez utiliser pour vous attaquer à toute situation qui vous semble complexe.

Commencez toujours par la tâche la plus critique et non par la plus difficile.

Si une tâche semble difficile, commencez par la décomposer en plusieurs partis. Ainsi l’objectif en question semble beaucoup plus abordable car vous seriez dorénavant capable d’analyser les différentes sous-couche d’un problème. A contrario si une tâche semble facile, commencez par la sous-tâche la plus difficile.

Dans un premier temps, nous devons comprendre la différence entre  CRITICITÉ et DIFFICULTÉ. Ces concepts semble toujours complexes et similaire.

La criticité aide à évaluer les risques de ne pas faire quelque chose pour quelqu’un dans un certain temps donné ?

Pour évaluer la criticité, la question est la suivante : que pourrait-il se passer dans le pire des cas si je n’accomplis pas la tâche en question que l’on m’a demandé dans le temps imparti ?

En revanche, la difficulté aide à mesurer l’énergie que vous devez investir pour accomplir une tâche.

Pour évaluer la difficulté, la question est la suivante: combien d’efforts dois-je investir au minimum pour que cette tâche soit effectuée dans un certain délai ?

La difficulté perçu est un réel problème pour les procrastinateur et peut être à l’origine de notre inaction. Et non pas à cause de notre fainéantise. C’est dans notre ADN.

Même si nous percevons les risques liés au fait de ne pas travailler sur quelque chose à un niveau logique, d’une manière ou d’une autre nous le sous-estimons à un niveau émotionnel,  en terme de la prise de décision.

Nous ferons donc naturellement notre première analyse sous le spectre de la difficulté.

Cela donne un processus de réflexion comme celui-ci:

“Oh ça craint”
“Je n’aime pas ça”
“C’est tellement ennuyant”
“J’ai de meilleures choses à faire”

Ce sont toutes des réactions de notre inconscient lorsque notre attention repère rapidement une tâche critique qui est également difficile.

Au moment où nous déplaçons notre attention de englobant l’objectif critique au complet à l’un de ses sous-objectif le plus facile. Toute l’anxiété disparaît soudainement. Nous cessons d’être harcelé par la culpabilité de notre inaction. Cela nous aide à nous concentrer et les soucis commence à disparaissent petit à petit. Les question du genre “Comment je vais finir“ ; “c’est encore un long chemin à parcourir” ;  “Ne suis-je pas en train de fuir la partie la plus importante ?” ne sont plus à l’ogre du jour.

Au contraire, commencer par la partie difficile lorsque le sujet semble facile compense les cas où nous sous-estimons le niveau de difficulté impliqué. Les procrastinateurs sont des champions des “vœux pieux“ :

  • “c’est presque fini!“
  • “J’ai déjà xx chose de faite! Je serai prêt, ne vous inquiétez pas“

Commencer par les difficultés suscite notre motivation car il y a encore un défi à nos yeux, sinon nous la négligeons.

Examinons maintenant attentivement comment cela s’applique dans la vie réelle.

Cas concret : lorsque la tâche critique est également une tâche difficile.

Étape 0 : Fixer le temps imparti.

1 jour, 1 semaine, 1 mois, 3 mois, 1 an ?

Étape 1 : Quelle est la tâche la plus critique de votre liste ?

Que se passera-t-il si je ne termine pas la tâche T pour le client C dans le temps imparti H ?

Étape 2 : Commencez par la sous-tâche la plus simple de celle-ci.

Quelles sont les sous-tâches intermédiaires que je peux énumérer maintenant  ?

=> identifier celle qui demandent peu d’efforts

Étape 3 : Continuez avec la sous-tâche la plus difficile dans la tâche la plus critique

Quelles sont les sous-tâches intermédiaires que j’avais répertoriées et lesquelles demandent beaucoup d’efforts ?

Exemple 1 : Employé au bureau

Contexte: j’ai beaucoup à faire aujourd’hui. Appels téléphoniques, rapports de réunion, déplacements, présentation PowerPoint, évaluations du projet, réunion hebdomadaire. Je n’ai pas assez de temps et des papier partout. Je ne sais pas comment procéder…

Deadline : Un jour

Quelle est la tâche la plus critique: “être prêt pour la réunion hebdomadaire“ (parce que ne pas être prêt ralentira ma carrière)

Quelle est la sous-tâche la plus simple :briefer l’équipe sur les chiffres de la semaine dernière“

Quelle est la sous-tâche la plus difficile: “Les chiffres était en baisse par rapport au N-1 et je ne comprends clairement pas pourquoi.” Il faut analyser l’ensemble des chiffres pour les expliquer à mon patron.“

Plan d’exécution

Étape 1 : je fais un constat rapide sur les chiffres à l’ensemble de l’équipe et annonce le prochain lancement de produit.

Étape 2 : Je commence à chercher des informations et à crée des hypothèses pouvant expliquer cette baisse de chiffre d’affaires. Pour cela je fais appel à un collègue pour obtenir des réponses. Contact l’entrepôt et fait un mail à l’ensemble des personnes concernées pour découvrir un quelconque indice pouvant expliqué cette baisse.

Je vous mets au défi d’appliquer ce cadre simple à une situation complexe que vous rencontrez aujourd’hui. Vous serez étonné de son efficacité.

Exemple 2: élève se préparant aux examens

Contexte: Il y a trop de matière à étudier : mathématiques, physique, anglais, français, géographie, électronique.

Deadline : 2 semaines

Quelle est la tâche la plus critique : “être prêt pour le test de mathématiques.” Car ne pas être prêt en mathématiques me donnera de mauvaises notes et c’est un critère d’élimination pour le concours auquel je prévois de postuler.

Quelle est la sous-tâche la plus simple : “les sujets que j’avais bien compris pendant les cours.”  Comme les nombres complexes ou les séquences géométriques.

Quelle est la sous-tâche la plus facile : “les sujets que j’avais bien compris” : comme les nombres complexes, les séquences géométriques.

Quelle est la sous-tâche la plus difficile : “sujet trop abstrait” : comme l’algèbre. Il faut approfondir

Plan d’exécution

Étape 1 : Je fais un exercice sur les nombres complexes

Étape 2 : Je me concentre sur la compréhension des cours d’algèbre ( relisez vos notes personnelles, appelez un ami, faites de vieux exercices d’algèbre)

Exemple 3 : l’entrepreneur élabore son plan d’entreprise

Contexte : Je suis à la recherche d’investissements et je dois parler à différents types de personnes : investisseurs, banque, futurs membres de l’équipe, partenaires. Je dois élaborer un plan d’affaires qui comporte de nombreuses parties : Énoncé du problème, solution, étude de marché, concurrence, stratégie commerciale, finances, équipe.

L’élaboration d’un plan d’entreprise est une tâche fastidieuse. Cependant, j’aimerais passer mon temps à construire le produit et à servir les clients. Je n’ai pas l’habitude de faire des projections financières. De plus, je sais déjà que ces projections ne dureront pas longtemps car il y a toujours de nombreuse mise à jour.

Comment devrais-je m’y prendre pour investir mon énergie dans l’élaboration du plan d’affaires en tenant compte de mes maigres ressources en temps ?

Quel est la deadline ? 2 semaines (je rencontre la Banque dans 2 semaines)

Quelle est la tâche la plus critique :

Niveau de criticité 1 (Savoir ce vendre) :

Énoncé du problème : “Si quelqu’un ne comprend pas le problème que vous résolvez, il n’y a rien à discuter. Les personnes à qui vous parlez doivent être convaincues qu’il existe une demande liée à ce problème. S’ils ne comprennent pas rapidement ce que vous essayez de résoudre, c’est terminé.”

La sous-tâche la plus facile :
“formuler le problème avec des mots techniques” (je suis quelqu’un de technique donc cela semble facile)

Les sous-ensembles les plus difficiles :
” recadrer le problème avec des mots simples ” (je suis technique, donc c’est difficile)

Niveau de criticité 2 (Finances) : 

La Banque est seulement intéressé par l’argent. S’ils sont convaincus qu’il y a un besoin ils vous suivront c’est logique. La deuxième chose qui va les intéresser, ce sont vos projections financières. Les hypothèses que vous choisissez sont-elles réalistes ? Quel est le retour sur investissement ? Il vaut donc mieux avoir quelque chose à a leur montré le moment venu, même un document de faible niveau suffit.

Les  sous-tâches les plus facile :

De combien de personnes ai-je besoin pour les 6 prochains mois ? ( Je peux l’évaluer sur la base d’une perspective à court terme facile à traiter)

Quel est le chiffre d’affaires annuel des entreprises similaires à la vôtre après 3 ans ? Je peux trouver la réponse en faisant une simple recherche sur Google)

La sous-tâche la plus difficile :

Comment modéliser le flux financier de l’entreprise ? Ça je ne trouve pas sur google et même si c’était le cas, il faudra quand même effectuer un travail en profondeur )

Quel statut dois-je utiliser pour diriger l’entreprise plus tard ? ( même remarque que ci-dessus )

Comment adapter la charge de travail aux ressources ? Il est nécessaire de construire différents scénarios et hypothèses.

Plan d’exécution

Étape 1 : Je me concentre sur la formulation du problème en termes techniques

Étape 2 : Je me concentre sur la reformulation du problème en termes simples et faciles à comprendre

Étape 3 : Je me concentre sur l’évaluation des ressources nécessaires pour les 6 mois à venir et des revenus que je pourrais espérer dans 3 ans.

Étape 4 : Je me concentre sur la modélisation des flux financiers de l’entreprise.

Auteur : Aubin HEUDOU

Traduit par : Valentin TASSOT

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